Il tema del Change Management legato alla Digital Transformation è diventato sempre più rilevante nel contesto lavorativo odierno. Già nel 2017, esperti e studiosi hanno posto l’attenzione su questa disciplina, riconoscendola come una delle principali ragioni che spingono al cambiamento nelle organizzazioni. La sua importanza è evidente: introdurre nuove tecnologie senza apportare modifiche agli schemi mentali e ai processi esistenti può risultare inefficace e portare a uno spreco di risorse preziose.

In questo articolo, esploreremo l’essenza del Change Management e la sua importanza fondamentale per le aziende che desiderano intraprendere un cambiamento significativo. Esamineremo le attività coinvolte e i vantaggi che il Change Management può offrire alle organizzazioni che adottano strategie mirate a guidare e facilitare il passaggio verso uno stato desiderato. Inoltre, metteremo in luce il valore e l’importanza di un supporto costante e continuo alle figure aziendali operative coinvolte nel processo di cambiamento, riconoscendo il loro ruolo cruciale nell’adozione e nell’integrazione del cambiamento aziendale.

Il Change Management, o gestione del cambiamento, rappresenta un processo organizzativo volto a facilitare e gestire in modo efficace ed efficiente il passaggio da uno stato attuale a uno stato desiderato all’interno di un’organizzazione. Si concentra sull’adozione di nuove strategie, processi, tecnologie o strutture organizzative al fine di ottenere miglioramenti o adattarsi a nuove condizioni di mercato.

Il Change Management coinvolge una serie di attività che includono la pianificazione, l’implementazione e il monitoraggio del cambiamento, con lo scopo massimizzare l’adozione del cambiamento da parte delle persone coinvolte.
Essenzialmente, i pilastri del Change Management sono quattro, riassumibili nel Modello 4P:

• People, con cui s’intende il cambiamento del Mindset delle persone, dal momento che il Change Management pone l’utente al centro.
• Process, attraverso cui si fa riferimento alla revisione di tutti i processi in chiave moderna, efficace e digitale. Occorre, infatti, costruire un percorso di transizione che dalla situazione “dove siamo” fissa un obiettivo volto a “dove vogliamo arrivare” mostrando anche “come ci arriviamo”.
• Platform, introducendo in azienda le tecnologie digitali a supporto della produttività, in un mondo ormai mobile, al fine di migliorare l’efficienza e la flessibilità lavorativa.
• Place, ossia i luoghi di lavoro, che al contempo hanno subito una trasformazione. L’approccio Activity-based workspace e il concetto di remote working implicano una riconsiderazione degli spazi e delle modalità di lavoro, così da favorire la collaborazione, la creatività e l’adattabilità.

Il post pandemia ha accentuato la necessità di realizzare nuovi modelli organizzativi e strumenti di lavoro, ponendo l’attenzione su una cultura aziendale solida e un’adattabilità straordinaria.
In questo contesto, il Change Management ha svolto un ruolo cruciale nel facilitare queste trasformazioni e guidare le aziende verso una nuova normalità.

Questo approccio ha portato, inoltre, ad alcuni vantaggi, tra cui:

• Miglioramento delle prestazioni aziendali, poiché attraverso la revisione e l’ottimizzazione dei processi aziendali, si aumenta l’efficienza operativa e si riducono gli sprechi. Ciò porta a un avanzamento della produttività complessiva dell’azienda.
• Adattabilità al mercato, grazie all’implementazione di nuove strategie e l’adozione di tecnologie all’avanguardia, le quali consentono all’azienda di rimanere allineata alle esigenze del mercato e cogliere nuove opportunità di crescita.
• Generazione di nuove idee, così da creare un ambiente in cui l’innovazione può prosperare. Questo permette all’azienda di sviluppare soluzioni creative, anticipare le esigenze dei clienti e differenziarsi dalla concorrenza.

Uno degli aspetti chiave del Change Management riguarda la gestione del fattore umano durante il cambiamento. Comprendere e affrontare le resistenze al cambiamento, coinvolgere attivamente i dipendenti nel processo decisionale, fornire supporto e formazione adeguata e comunicare in modo chiaro e trasparente sono elementi fondamentali per il successo del Change Management.

Nel 2017, le principali resistenze includevano le abitudini consolidate, le convinzioni, la mancanza di motivazione, la mancanza di competenze e il mancato tempo. A questo si aggiungevano un totale scetticismo, critiche e, talvolta, affermazioni come “Abbiamo sempre fatto così!”.
Le iniziative per superare queste resistenze si concentravano principalmente sulla comunicazione, la formazione, l’acquisto di strumenti e la creazione di nuovi ruoli.

Visto che la carenza di cultura del cambiamento e la mancanza di comunicazione sono considerati i due principali elementi di difficoltà nei processi di Change Management, bisogna sottolineare un aspetto fondamentale: non c’è Change Management senza People Management, senza portare a bordo le persone e cambiare il loro Mindset. Per attuare queste tipologie di percorso all’interno delle organizzazioni, infatti, è necessario mettere il dipendente al centro, dandogli la possibilità di usufruire di una formazione personalizzata e continua, che sia capace di sensibilizzare le persone sull’importanza della Digital Transformation, contribuendo, quindi, alla creazione di una cultura del cambiamento condivisa.

Ad oggi, per combattere le ostilità culturali e operative che intralciano i processi, facendo talvolta fallire interi progetti, occorre:

• Comunicare il progetto dall’inizio alla fine, per mantenere le persone coinvolte e dar loro fiducia.
  La diffusione delle conoscenze è anche una questione culturale: la tecnologia può essere un fattore abilitante, ma la cultura aziendale deve essere preparata ad accoglierla.
• Monitorare il clima aziendale e l’engagement delle persone, per garantire il sostegno da parte delle persone e l’efficacia delle prestazioni. Spesso si tende a privilegiare solo gli aspetti quantitativi in un progetto, come i risultati finanziari, i tempi e i costi dello stesso, trascurando l’attivazione di ruoli e competenze e il supporto effettivo alle attività necessarie per il cambiamento. È fondamentale prestare attenzione anche a ciò che pensano i dipendenti.
• Stabilire un rapporto diretto con i collaboratori e fornire loro strumenti e competenze digitali. È possibile alimentare nuovi modelli di relazione attraverso interventi di formazione e sensibilizzazione sulle tecnologie di comunicazione e collaborazione integrate.
• Coinvolgere maggiormente i manager intermedi, non solo attraverso la formazione tradizionale, ma anche attraverso modalità digitali e virtuali di condivisione delle best practice, formazione on-demand e community. Ciò consente una mediazione tra le decisioni strategiche del management e la popolazione operativa, che spesso non è preparata a svolgere tale ruolo e manifesta resistenze, con conseguenze sulle persone stesse e sull’efficacia dei progetti.

Attraverso l’adeguata attuazione di tali approcci, si apre la strada alla creazione di una cultura organizzativa che abbraccia il cambiamento come valore fondamentale, favorendo così il progresso e l’innovazione all’interno dell’azienda.

Il Change Management rappresenta una sfida complessa che richiede un approccio strategico e centrato sull’empowerment delle persone.
Affrontare e superare le difficoltà del cambiamento organizzativo richiede una combinazione di pianificazione attenta, coinvolgimento dei dipendenti e formazione adeguata.
Miralis, da sempre, si impegna a supportare le aziende in questo percorso, mettendo al centro le esigenze del cliente, promuovendo una cultura aziendale moderna e offrendo un supporto completo durante le fasi di implementazione ma anche a seguito del Go-Live di progetto. Attraverso un supporto dedicato e costante e l’ausilio della piattaforma di knowledge base disponibile a tutte le figure aziendali operative, noi di Miralis siamo in grado di promuovere una cultura del cambiamento e favorire l’innovazione all’interno delle organizzazioni, consentendo loro di adattarsi alle sfide del mondo in continua evoluzione.